個人情報の取扱について

１. 事業者の氏名または名称

公益財団法人 自動車情報利活用促進協会

２. 個人情報保護管理者

公益財団法人 自動車情報利活用促進協会 総務部長

３. 個人情報の利用目的

当協会の事業活動（事業内容については、当協会ホームページの｢トップページ｣をご覧ください） に関連し、以下に示すような利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を利用します。

（1） OSS 申請共同利用システム利用お申込み時に取得する個人情報

・サービスの利用に伴う審査、登録のため
・通知書、請求書等の発送のため
・本協会からの諸連絡のため

（2） お取引先に関する個人情報

・本協会からの諸連絡、契約の履行等のため
・お取引先からのお問い合わせやご依頼での対応のため

（3） 本協会へ来訪される方に関する個人情報

・防犯、防災等のセキュリティ確保のため

（4） 本協会の役職員、退職者情報及び採用応募者に関する個人情報

・雇用及び人事管理、採用選考のため

（5） 本協会へのお問い合わせ頂いた方に関する個人情報

・当該お問い合わせ内容の確認、回答のため
・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため

４. 個人情報の第三者への提供

取得した個人情報は、法令等による場合を除いて第三者に提供することはありません。

５. 個人情報の取扱いの委託

利用目的を達成する範囲で、個人情報を業務委託先に委託することがあります。この場合、委託先 に委託した個人情報が適正に取扱われるように管理します。

６. 開示対象個人情報の開示等及びお問い合わせ窓口

ご本人からの求めにより、当協会が保有する開示対象個人情報の利用目的の通知・開示・内容の訂 正・追加または削除・利用の停止・消去及び第三者への利用の停止（｢開示等｣といいます）に応じま す。開示等の請求につきましては、以下の｢個人情報保護苦情・相談窓口｣にご連絡ください。

７. 本人が容易に識別されない方法による個人情報の取得

クッキーやウェブビーコン等を用いるなどして、本人が容易に識別できない方法による個人情報の 取得は行っていません。

８. 個人情報の安全管理措置

取得した個人情報については、漏えい、滅失またはき損の防止と是正、その他個人情報の安全管理 のために必要かつ適切な措置を講じます。

９. 個人情報提供の任意性

当協会に個人情報を提供されることは任意です。ご提供頂けない場合には、ご要望に応えられない ことがあります。

１０. 個人情報の取扱いに関する開示等の請求や苦情・相談等のお問い合わせ先

公益財団法人 自動車情報利活用促進協会 個人情報保護苦情・相談窓口
〒101-0031 東京都千代田区東神田二丁目 4 番 6 号 S-GATE 秋葉原 5 階
TEL03-5357-1317 【受付時間：平日（年末年始を除く）9:00～12:00 13:00～17:00】

本協会が保有する開示対象個人情報について

(個人情報保護法及び JIS に基づく「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）」に置く事項) 個人情報に関して本人は｢利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止および消去（開示等）の求めができます。

１. 個人情報取扱い事業者の氏名または名称

公益財団法人 自動車情報利活用促進協会

２. 個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先：

公益財団法人 自動車情報利活用促進協会 総務部長 （連絡先は下記「個人情報苦情及び相談窓口」）

３. すべての開示対象個人情報の利用目的

（1） OSS 申請共同利用システム利用お申込み時に取得する個人情報

・サービスの利用に伴う審査、登録のため
・通知書、請求書等の発送のため
・本協会からの諸連絡のため

（2） お取引先に関する個人情報

・本協会からの諸連絡、契約の履行等のため
・お取引先からのお問い合わせやご依頼での対応のため

（3） 本協会へ来訪される方に関する個人情報

・防犯、防災等のセキュリティ確保のため

（4） 本協会の役職員、退職者情報及び採用応募者に関する個人情報

・雇用及び人事管理、採用選考のため

（5） 本協会へのお問い合わせ頂いた方に関する個人情報

・当該お問い合わせ内容の確認、回答のため
・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため

４. 開示対象個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先

「個人情報苦情及び相談窓口」（末尾に記載）

５. 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先

なし

６. 開示等の求めに応じる手続

(1) 開示等の求めの申し出先

「個人情報苦情及び相談窓口」（末尾に記載）

(2) 開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式

下記を本協会「個人情報苦情及びご相談窓口」まで、郵便又は宅配便でご送付ください。遅滞なく迅速に対応いたします。なお郵便又は宅配便以外の手段（直接のご来場、電子メール、FAX など）での開示等の求めは受け付けておりません。

A) 本協会指定の「開示等の求め申請書」

お手元にない場合はご連絡ください。こちらからお送りいたします。

B) 本人確認書類

お手元にない場合はご連絡ください。こちらからお送りいたします。

1) ご本人によるお申込みの場合

・公的証明書のコピー

2) 代理人によるお申込みの場合

下記の書類のうち該当するもののすべて。

① 親権者（または未成年被後見人)の場合

・本人の公的証明書のコピー
・代理人が本人の親権者であることを確認できる公的証明書のコピー

② 成年後見人(成年被後見人の法定代理人)の場合

・本人の住所を確認できる公的証明書のコピー
・「登記事項証明書」1 通のコピー(本人の法定代理人であることがわかるもの)
・代理人の住所を確認できる公的証明書のコピー

③ 委任状による代理人の場合

・本人の印鑑証明書のコピー
・本協会指定の委任状(本人の印鑑証明書で使用している印鑑を捺印したもの)
（本協会指定の委任状がお手元にない場合は、ご連絡ください。早急にご郵送します。
・代理人の住所を確認できる公的証明書のコピー(弁護士の場合は登録番号でも可)

C) 手数料

「利用目的の通知」あるいは「開示」につきましては、1 件のお申込みにつき手数料として 600 円いただきます。600 円分の郵便小為替を上記書類にあわせてご同封ください。 上記の通り手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間 内にお支払いいただけない場合は開示等の求めがなかったものといたします。なお、送付頂い た書類は原則としてご返却いたしません。

※「公的証明書」とは、運転免許証、各種健康保険証・年金手帳等、写真付き住民基本台帳カード、旅券(パスポート)、在留カード、印鑑登録証明書、住民票の写し、戸籍謄本・抄本、特別永住者証明書 などを言います。 ※ご提示いただいた本人確認書類は、以下の通り利用いたします。ご同意いただける方のみご送付下さい。

・当個人情報は、本人からの開示等の求めに応じるために利用いたします。
・ご提示いただく本人確認書類によっては、本籍地等特定の機微な個人情報を取得することがあります。
・法令に基づく場合を除いて、当個人情報を本人の同意なく第三者に提供することはありません。また、当個人情報の取扱いを委託する予定はありません。
・本人確認書類等により本人確認が出来ない場合、開示等の求めに応じられない場合がございます。

※「開示対象個人情報」とは、電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物又は一定の規則に従って整理、分類し、目次、索引、符合などを付すことによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、本協会が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものをいいます。詳しくは、「個人情報苦情及びご相談窓口」までご連絡ください。