当協会における個人情報の取扱いについて

１. 事業者の氏名または名称

公益財団法人自動車情報利活用促進協会

２. 個人情報保護管理者

公益財団法人自動車情報利活用促進協会 総務部長

３. 個人情報の利用目的

（1） OSS 申請共同利用システム(AINAS)利用お申し込み時に取得する個人情報

・サービスの利用に伴う審査、登録のため
・通知書、請求書等の発送のため
・本協会からの諸連絡のため

（2） 利用者が登録する自動車ユーザーの個人情報

・国土交通省及び軽自動車検査協会が提供する自動車保有関係手続のワンストップサービス(OSS)へ提供するため

（3） お取引先に関する個人情報

・本協会からの諸連絡、契約の履行等のため
・お取引先からのお問い合わせやご依頼での対応のため

（4） 本協会へ来訪される方に関する個人情報

・防犯、防災等のセキュリティ確保のため

（5） 本協会の役職員、退職者情報及び採用応募者に関する個人情報

・雇用及び人事管理、採用選考のため

（6） 本協会へのお問い合わせ頂いた方に関する個人情報

・当該お問い合わせ内容の確認、回答のため
・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため

４. 個人情報の第三者への提供

取得した個人情報は、法令等による場合を除いて第三者に提供することはありません。

５. 個人情報の取扱いの委託

利用目的を達成する範囲で、個人情報を業務委託先に委託することがあります。この場合、委託先に委託した個人情報が適正に取扱われるように管理します。

６. 開示対象個人情報の開示等及びお問い合わせ窓口

ご本人からの求めにより、当協会が保有する開示対象個人情報の利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去及び第三者への利用の停止（｢開示等｣といいます）に応じます。開示等の請求につきましては、以下の｢個人情報保護苦情・相談窓口｣にご連絡ください。

７. 本人が容易に識別されない方法による個人情報の取得

クッキーやウェブビーコン等を用いるなどして、本人が容易に識別できない方法による個人情報の取得は行っていません。

８. 個人情報の安全管理措置

取得した個人情報については、漏えい、滅失またはき損の防止と是正、その他個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

９. 個人情報提供の任意性

当協会に個人情報を提供されることは任意です。ご提供頂けない場合には、ご要望に応えられないことがあります。

１０. 個人情報の取扱いに関する開示等の請求や苦情・相談等のお問い合わせ先

公益財団法人自動車情報利活用促進協会 個人情報保護苦情・相談窓口
〒101-0031 東京都千代田区東神田二丁目 4 番 6 号 S-GATE 秋葉原 5 階
TEL03-5357-1317 【受付時間：平日（年末年始を除く）9:00～12:00 13:00～17:00】

本協会の保有個人データ又は第三者提供記録について

(個人情報保護法及びJISに基づく「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）」に置く事項)
個人情報に関して本人は｢利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止および消去（開示等）の請求等及び第三者提供記録の開示等の請求等ができます。

１. 個人情報取扱い事業者の氏名または名称

名称：公益財団法人自動車情報利活用促進協会
住所：東京都千代田区東神田二丁目 4 番 6 号 S-GATE 秋葉原 5 階
代表者の氏名：代表理事　瀧川雅司

２. 個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先：

公益財団法人自動車情報利活用促進協会 総務部長 （連絡先は下記「個人情報苦情及び相談窓口」）

３. すべての保有個人データの利用目的

（1） OSS申請共同利用システム利用お申し込み時に取得する個人情報

・サービスの利用に伴う審査、登録のため
・通知書、請求書等の発送のため
・本協会からの諸連絡のため

（2） お取引先に関する個人情報

・本協会からの諸連絡、契約の履行等のため
・お取引先からのお問い合わせやご依頼での対応のため

（3） 本協会へ来訪される方に関する個人情報

・防犯・防災等のセキュリティ確保のため

（4） 本協会の役職員、退職者情報及び採用応募者に関する個人情報

・雇用及び人事管理、採用選考のため

（5） 本協会へのお問い合わせ頂いた方に関する個人情報

・当該お問い合わせ内容の確認、回答のため
・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため

４. 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

「個人情報苦情及び相談窓口」（末尾に記載）

５. 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先

なし

６. 保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の請求等に応じる手続

(1) 開示等の請求等の申し出先

「個人情報苦情及び相談窓口」（末尾に記載）

(2) 開示等の請求等に際して提出すべき書面の様式その他の開示等の請求等の方式

下記を本協会「個人情報苦情及びご相談窓口」まで、郵便又は宅配便でご送付ください。遅滞なく迅速に対応いたします。なお郵便又は宅配便以外の手段（直接のご来場、電子メール、FAXなど）での開示等の請求等は受け付けておりません。

A) 本協会指定の「開示等の請求等申請書」

お手元にない場合は、ご連絡ください。こちらからお送りいたします。

B) 本人確認書類

1) ご本人によるお申し込みの場合

・公的証明書のコピー

2) 代理人によるお申し込みの場合

下記の書類のうち該当するもののすべて。

① 親権者（または未成年被後見人)の場合

・本人の公的証明書のコピー
・代理人が本人の親権者であることを確認できる公的証明書のコピー

② 成年後見人(成年被後見人の法定代理人)の場合

・本人の住所を確認できる公的証明書のコピー
・「登記事項証明書」1通のコピー(本人の法定代理人であることがわかるもの。)
・代理人の住所を確認できる公的証明書のコピー

③ 委任状による代理人の場合

・本人の印鑑証明書のコピー
・本協会指定の委任状(本人の印鑑証明書で使用している印鑑を捺印したもの)
（本協会指定の委任状がお手元にない場合は、ご連絡ください。早急にご郵送します。)
・代理人の住所を確認できる公的証明書のコピー(弁護士の場合は登録番号でも可)

※「公的証明書」とは、運転免許証、各種健康保険証・年金手帳等、写真付き住民基本台帳カード、旅券(パスポート)、在留カード、印鑑登録証明書、住民票の写し、戸籍謄本・抄本、特別永住者証明書 などを言います。

※ご提示いただいた本人確認書類は、以下の通り利用いたします。ご同意いただける方のみご送付下さい。

・当個人情報は、本人からの開示等の請求等に応じるために利用いたします。
・法令に基づく場合を除いて、当個人情報を本人の同意なく第三者に提供することはありません。また、当個人情報の取扱いを委託する予定はありません。
・本人確認書類等により本人確認が出来ない場合、開示等の請求等に応じられない場合がございます。
・その他、本協会の個人情報の取扱いについては以下の本協会のホームページをご覧下さい。
https://www.aina.or.jp/privacy-policy/

C) 手数料

「利用目的の通知」あるいは「開示」につきましては、1件のお申込みにつき手数料として600円いただきます。600円分の郵便小為替を上記書類にあわせてご同封ください。
上記の通り手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いいただけない場合は開示等の請求等がなかったものといたします。なお、送付頂いた書類は原則としてご返却いたしません。

7. 保有個人データの安全管理のために講じた措置（基本方針の策定）

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しております。

（個人データの取扱いに係る規律の整備）

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しております。

（組織的安全管理措置）

個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備 しております。個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しております。

（人的安全管理措置）

個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。個人データについての秘密保持に関して従業者と契約を締結しております。

（物理的安全管理措置）

個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しております。

（技術的安全管理措置）

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範）個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。

（外的環境の把握）

個人データの取扱いについては外国にある第三者には提供しておりません。

個人情報保護に関する基本方針

平成28年8月1日制定
令和6年6月14日改正
公益財団法人自動車情報利活用促進協会
代表理事　瀧川雅司

公益財団法人自動車情報利活用促進協会（以下｢本協会｣という。）は、ＯＳＳ申請共同利用システムの構築・運用に関する事業を実施することにより、OSSの利用促進等の環境整備に寄与しています。本協会は、情報資産を取扱う事業者として、お客様をはじめ、業務上使用する全ての個人情報を適切に保護するため、以下の方針に基づき、個人情報の保護対策を徹底いたします。

１. 基本方針

本協会の業務に従事する者は、個人情報が重要な資産であること、及び個人情報保護が本協会にとって重要な業務であることを認識しなければならない。また、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、個人情報を正確かつ安全に取り扱わなければならない。

２. 個人情報保護マネジメントシステムの目的

（1） 個人情報の保護に関する方針を定め、適切に運用することを目的とする。

（2） 個人情報の漏えい、紛失、破壊、改ざん等から保護するための具体的なルールを定めることを目的とする。

３. 個人情報保護に対する本協会の取組み

基本方針を確実に実行するために、本協会は以下の活動を積極的に推進していく。

（1） 役員及び職員（非常勤職員を含む。以下同じ）は、個人情報保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守する。

（2） 個人情報保護活動に関し責任を有する個人情報保護最高管理者を指名し、個人情報保護の体制を整備・維持する。

（3） 役員及び職員に対して、個人情報保護に関する教育を定期的に実施する。

（4） 苦情・相談に関して、個人情報保護苦情・相談窓口責任者を指名し、体制を整備・維持する。

（5） 個人情報保護監査責任者を選任し、定期的に個人情報保護の取組み状況を監査する。

（6） 本基本方針は、本協会のホームページ等に掲載することにより、閲覧可能な状態とする。

（7） 個人情報保護マネジメントシステムは継続的に検証し、改善する。

４. 個人情報の取扱い

（1） 個人情報の取得、利用、提供について

本協会は、個人情報を取得、利用及び提供する場合、本協会の正当な事業の範囲内で取得、利用、提供の目的を明確に定め、目的外使用をしないよう規程に定め適切に取扱う。

（2） 安全対策の実施

本協会は、個人情報の漏えい、紛失、破壊、改ざん、滅失又はき損の防止及び是正するため、本協会の規程を整備し、安全対策を確実に実施する。

（3） 個人情報に関する開示等の要望及び苦情・相談等の問い合わせ先

個人情報保護苦情・相談窓口
TEL：03-5357-1317
E-mail：info@aina.or.jp